Cheminement d'une demande

Cette section vous permettra de mieux saisir le cheminement habituel d'une demande de financement à la Fondation canadienne pour l'innovation (FCI).

Pour plus de détails sur chacune des composantes du présent tableau, cliquer sur la case où l'information est requise.

Ce cheminement s'avère général et s'applique à la majorité des situations.  Il décrit les procédures internes et les liens avec l'externe, mais en aucun cas, ne se substitue aux politiques et procédures de l'organisme subventionnaire, lesquelles peuvent changer sans préavis. 

Les conseillers en gestion de la recherche de votre faculté ou du Vice-rectorat à la recherche et à la création (VRRC) sont là pour vous aider.

Quelles sont les démarches préliminaires ?

Quel que soit le programme de la FCI auquel vous souhaitez déposer une demande, votre projet doit viser l'implantation d'une infrastructure de recherche. Comme il y aura nécessairement des acquisitions d'équipements ou des aménagements d'espaces pour les accueillir, vous devez vous assurer préalablement que vous avez reçu l'appui des autorités universitaires, que votre projet est techniquement réalisable et qu'il répond aux objectifs du programme de financement choisi.

L'avis d'intention est-il nécessaire pour tous les programmes ?

Certains programmes majeurs de la FCI, tels que le Fonds d'innovation, requièrent un avis d'intention. Celui-ci doit être préparé selon les modalités et les paramètres définis sur le site Web de la FCI. En général, il s'agit de décrire brièvement le projet, d'élaborer un budget préliminaire et de démontrer les appuis au projet. L'organisme, à partir de ces documents, procédera à la sélection des projets.

S'agit-il d'un avis d'intention que l'on peut déposer seulement sur invitation ?

Non. Il s'agit de concours ouverts aux établissements admissibles, selon les modalités des programmes.

A qui dois-je transmettre mon avis d'intention ?

Vous devez transmettre votre avis d'intention au conseiller en gestion de la recherche de votre faculté ou, le cas échéant, au conseiller du VRRC. Selon le cas, la faculté vérifie le contenu de l'avis d'intention, s'assure qu'il répond aux objectifs du programme et l'approuve. Elle le transmet ensuite au VRRC pour commentaires qui, par la suite, donne son approbation finale.

Y a-t-il un formulaire spécifique à utiliser pour transmettre mon avis d'intention ?

Oui. Vous devez utiliser le formulaire de la FCI, disponible sur son site Web.

Que se passe-t-il si votre projet est retenu ?

La FCI vous invitera à déposer une demande complète dans les délais prescrits et selon les modalités définies dans le programme. Vous pourrez alors poursuivre le processus.

De quelle façon la demande doit-elle être complétée ?

Pour tous les programmes, vous devez compléter « en ligne », sur le site Web de la FCI, les documents requis. Si ce n'est déjà fait, vous devez obtenir un code d'accès et un mot de passe de la part de la FCI dans la section destinée aux professeurs.  Vous devez par la suite compléter chacune des sections des formulaires s'appliquant au programme concerné et en conformité avec les instructions qui vous sont fournies sur le site.

Dès que vous obtenez votre numéro de projet, le responsable des dossiers FCI au VRRC a accès à vos formulaires en ligne et peut vous aider, au besoin, dans l'élaboration de votre demande.  Il est d'ailleurs recommandé de préparer celle-ci de concert avec les différentes autorités universitaires : départementale, facultaire et institutionnelle.  Vous devez également compléter le formulaire de Recherche Québec que vous fera parvenir votre conseiller du VRRC.

Qui doit vérifier votre demande avant qu'elle soit approuvée par les instances appropriées ?

La plupart des facultés ont un conseiller en gestion de la recherche qui a la responsabilité de vérifier les principales composantes des demandes de financement.  À défaut, le conseiller du VRRC vous aidera.  Cette vérification permet :

• de s'assurer que la demande est conforme aux critères de l'organisme;
• de recommander, dans certains cas, des modifications pouvant améliorer vos possibilités d'obtenir le financement demandé.

Y a-t-il une date limite interne ?

Oui.  La date limite interne est celle à laquelle vous devez transmettre votre demande au conseiller en gestion de la recherche qui est responsable de vérifier les demandes pour votre faculté.  Le respect de cette date lui permet d'effectuer une vérification adéquate de votre demande avant de vous inviter à la transmettre aux instances appropriées pour l'obtention des signatures requises.  La date limite interne varie d'une faculté à l'autre.

Le vice-rectorat à la recherche et à la création procède également à une vérification finale.  Il est recommandé de fournir tous les documents requis au plus tard 48 heures avant la fin d'un concours.  Pour les programmes majeurs, un délai plus long peut être exigé.

Qui doit signer votre demande ?

Sur recommandation du conseiller, le vice-recteur à la recherche et à la création signera votre demande, qui sera par la suite acheminée par voie électronique et en version papier à la FCI et au gouvernement du Québec.

Lorsque votre demande est complète, à la satisfaction des divers niveaux d'autorité, le vice-recteur à la recherche doit apposer sa signature sur les formulaires de la FCI et de Recherche Québec.  Auparavant, vous devez :

• valider la version finale de votre demande sur le site de la FCI;
• retourner par courriel le formulaire Recherche Québec à votre conseiller du VRRC et lui faire parvenir en mains propres un (1) exemplaire original, une (1) copie institutionnelle signée par les autorités de votre département et de votre  faculté, et quatre (4) autres copies de votre demande ainsi que votre formulaire Recherche Québec. 

Par ailleurs, la direction d'un centre hospitalier affilié ou d'une autre institution participant à votre projet doit également signer le formulaire de la FCI avant la signature du vice-recteur à la recherche; dans certains cas, cette signature requiert un certain délai.

La transmission électronique est-elle obligatoire ?

La FCI exige la transmission par voie électronique.  Par ailleurs, le formulaire Recherche Québec est expédié par courriel au ministère concerné.

Qui doit procéder à la transmission électronique de votre demande ?

Le conseiller au VRRC procède à la transmission électronique de votre demande.

Qui transmet les copies imprimées de votre demande ?

Pour tous les programmes, le VRRC se charge de la transmission de votre demande par la poste.  Vous devez cependant fournir toutes les copies requises par l'organisme et par l'Université, et respecter la date limite interne.  La transmission électronique et l'expédition des copies imprimées se font le même jour.

Est-on avisé de la réception de la demande ?

Oui.  Sur réception de votre demande, le gouvernement du Québec fait parvenir à l'Université un accusé de réception.  Il s'assure du respect des dates limites et de la conformité des documents exigés.  À cette étape, il est également possible qu'il demande des informations complémentaires pour appuyer et finaliser votre demande.

Comment est évaluée votre demande ?

Le gouvernement du Québec soumet votre demande à un comité d'experts qui doit l'évaluer selon les critères décrits dans les politiques générales du programme.  Le comité évalue le projet présenté avec l'information fournie.  À moins que ce ne soit prévu dans le processus, personne ne communiquera avec vous et vous ne pourrez apporter de modifications à votre demande.  Si l'évaluation est négative, le processus s'arrête à ce stade.

Si le gouvernement du Québec recommande votre dossier, la FCI terminera son évaluation économique. L'analyste de la FCI transmettra ensuite une recommandation à son Conseil d'administration.

Comment se fait l'annonce des résultats ?

Pour être financé, votre projet doit avoir reçu l'approbation du gouvernement provincial et de la FCI.  Si l'un des deux niveaux rejettent votre projet, il ne sera pas financé.  Dans tous les cas, les organismes avisent l'Université de leur décision et lui font parvenir les rapports d'évaluation.  C'est le Conseil d'administration de la FCI qui approuve les projets suite aux recommandations reçues.  Cette décision est prise généralement dans les 4 à 6 mois suivant la date limite d'un concours.

Qu'implique l'annonce des résultats ?

L'annonce des résultats lance un processus de révision du budget du projet selon le niveau de financement offert, de confirmation des contributions et de négociation d'une entente interinstitutionnelle s'il y a lieu.

Quand fait-on une mise à jour du budget et de la liste des équipements ?

Quelle que soit la décision de la FCI, le VRRC vous en avise.  Si la réponse est positive, le VRRC vous fournit les instructions nécessaires pour vous permettre de mettre à jour votre budget et la liste des contributions, et vous donne accès aux documents informatisés requis.  Vous disposez d'une période de 9 mois, à compter de la date de l'annonce, pour compléter les formulaires.  Une fois que les tableaux validés, vous devez les transmettre électroniquement au VRRC afin que ce dernier procède à une vérification finale et les achemine à la FCI.

À cette étape, il est fortement recommandé :

• de bien définir, à l'intérieur du budget approuvé, les infrastructures nécessaires à l'atteinte des objectifs et,
• de travailler de concert avec le Service des approvisionnements dans le but de respecter les procédures d'achat concernant vos équipements.

Il est également essentiel de retenir que lorsque ces tableaux seront approuvés par la FCI, toutes modifications majeures ayant un impact sur les coûts ou les délais devront recevoir l'approbation de la FCI avant d'être mises en place.  Cette procédure s'applique à tous les programmes.
 
Dans quel cas doit-on rédiger une entente interinstitutionnelle ?

Si plusieurs institutions sont impliquées dans votre projet, l'Université doit négocier une entente de gestion interinstitutionnelle.  Cette entente est nécessaire pour que l'organisme subventionnaire procède à l'approbation finale du projet.  Elle doit être fournie avec les tableaux révisés.

Qui valide votre budget et votre liste détaillée des équipements ?

Sur réception des tableaux, le conseiller du VRRC vérifie leur conformité avec les règles de l'organisme subventionnaire.  Par la suite, il fait approuver les tableaux, l'entente interinstitutionnelle et la confirmation des conditions de la subvention par le vice-recteur à la recherche et à la création.  Le tout est alors transmis à l'organisme.

Qui signe l'entente de financement ?

Pour faire suite à l'analyse des documents soumis, la FCI fait parvenir à l'Université une Entente de financement qui doit être signée par le vice-recteur à la recherche et à la création et le responsable de la section recherche du Service des finances.  Par après, toute modification DOIT être expressément approuvée par le VRRC ou la FCI.

À qui est distribuée cette entente?

À cette étape, certains documents, comme le budget détaillé et l'entente de financement, sont transmis à l'interne aux personnes qui doivent disposer de cette information (le chercheur, le vice-doyen ou le responsable de la recherche de sa faculté et l'adjoint au vice-recteur à l'administration et aux finances).  Ces documents sont également transmis au gouvernement du Québec pour qu'il les approuve et fournisse sa part.

Quel est le moment de la saisie des résultats de votre demande dans SIRUL ?

Comme les projets FCI ne sont pas soumis aux comités de déontologie, c'est seulement lorsque l'Entente de financement est signée que les résultats de la subvention sont saisis dans SIRUL et que le Service des finances peut procéder à l'ouverture du compte.

Qui procède à la saisie de l'information dans SIRUL ?

C'est le VRRC qui procède à la saisie du projet FCI dans SIRUL.

D'où proviennent les informations saisies dans SIRUL ?

Les informations sont saisies à partir des tableaux révisés.

Quelle est l'importance de procéder à la saisie de cette information ?

La saisie des résultats positifs permet d'entamer le processus d'ouverture du compte par le Service des finances.  C'est à ce moment-là que les données sont ajoutées à votre micro-CV et que la fiche d'information du projet devient accessible sur ulaval.ca.

Quand le Service des finances avance-t-il des fonds ?

Le Service des finances peut, avant que l'organisme lui ait acheminé le captital de financement, avancer des fonds et permettre des dépenses relatives au projet si :

• les conditions de l'organisme sont respectées (si applicable);
• l'Entente de financement et tout autre document requis lui ont été transmis.