Gestion de la recherche Conformité déontologique

Instructions de pilotage sur Sirul, à l'intention des conseillers et responsables de la recherche des facultés et du Vice-rectorat à la recherche, ayant accès à ce système informatique.

Voyons tout d'abord succinctement les premiers panoramas du système SIRUL dans lesquels vous êtes appelés à naviguer et avec lesquels vous êtes généralement familiers.

Lors de l'ouverture du système, un premier écran apparaît dans lequel vous êtes invités à inscrire votre code d'utilisateur sur SIRUL, ainsi que votre mot de passe.

Une fois la communication établie, vous avez accès au premier panorama SIRUL dans lequel vous devez sélectionner l'onglet projet dans la barre des menus et sélectionner ensuite l'onglet Financement dans le sous-menu correspondant.

S'affiche ensuite un second panorama intitulé «Système de la recherche - Gestion des ententes de financement» ci après illustré.

Dans ce second panorama, vous saisissez (si elles ne sont pas déjà inscrites) les coordonnées du projet de recherche tels : l'organisme gestionnaire, le programme, le numéro de dossier, le titre du projet .

Dans la deuxième partie du panorama vous sélectionnez ensuite l'onglet «Entente» et le sous-onglet «Générale» afin d'y ajouter (ou de prendre connaissance) des informations supplémentaires relatives au projet tels : le type de financement, la date du début du projet, sa date de fin probable, l'établissement de recherche, etc.

Dans l'onglet «Entente» et le sous onglet «Rattachement» vous obtenez la panorama ci-après illustré, dans lequel sont colligées les informations relatives à l'unité responsable et celles relatives au conseiller responsable de l'entente de financement.

Vous pouvez consulter la liste des unités responsables et leur numéro correspondant en cliquant sur l'icône situé à droite du «Numéro unité». De même vous pouvez accéder à la liste des conseillers responsables en cliquant sur l'icône situé à droite du «Nom».

En activant maintenant l'onglet «Participant», vous avez accès à cet autre panorama ci-après illustré qui vous indique (ou dans lequel vous pouvez colliger) le nom du chercheur responsable du projet de recherche, ainsi que celui les autres chercheurs associés à ce même projet lorsqu'il y a lieu.

Dans l'onglet «Risque», vous avez accès au panorama suivant qui illustre chacune des cinq conditions expérimentales sujettes à un contrôle de la part d'un comité institutionnel de l'Université.

À droite, une fenêtre intitulée «État déontologique» vous indique l'état dans lequel se retrouve chaque risque, c'est à dire comment chaque risque est signalé par le chercheur et comment il est ensuite traité par le comité responsable, lorsqu'il y a lieu.

• La mention «À déclarer» apparaît dès qu'un projet de recherche est saisi sur SIRUL et indique que le chercheur n'a pas encore produit de déclaration relativement à chacun de ces risques.
• La mention «Envoi no 1» indique qu'une première lettre émise par Mme la Vice-rectrice à la recherche a été transmise au chercheur, l'invitant à faire sa déclaration sur un formulaire électronique intitulé "Déclaration du chercheur" et auquel ce dernier a accès sur son ordinateur.
• La mention «Envoi no 2» indique que le chercheur n'a pas donné suite à la première lettre émise et qu'une lettre de rappel lui a été expédiée, lui réitérant son obligation de faire sa déclaration. Ce deuxième avis est émis 15 jours après l'émission du premier avis.
• La mention «Attente» indique que le chercheur a produit sa déclaration et que ce risque est affirmé. Dès lors il a été mis en communication avec le comité désigné et il est dans l'attente d'une décision.
• La mention «Non applicable» nous indique que le chercheur a déclaré que sa recherche ne comportait pas ce risque. Le comité concerné qui aurait été appelé à se prononcer sur l'absence ou la présence de ce risque peut également inscrire cette mention lorsqu'il en vient à cette conclusion.
• Enfin les mentions «Approuvé» ou «Refusé» indiquent la décision que le comité concerné a prise en regard de ce projet de recherche.

Dans ce même panorama, remarquons, à l'extrême gauche, au centre, la case «Entente certifiée» qui, lorsque cochée indique que le comité a approuvé le projet et que le chercheur peut donc avoir accès à son compte budgétaire. Elle est suivie de la case «Fonds accordés» qui indique, lorsque cochée, que l'organisme subventionnaire a accordé une subvention et que celle-ci est versée au compte du chercheur. Enfin la fenêtre «Date d'avis» à l'extrême droite, nous indique à quel moment fut émise la lettre d'envoi no 1 dont il est fait mention ci-haut.

À l'extrême droite et au bas de ce panorama apparaît le bouton «Détail du risque». Lorsque vous activez ce bouton en regard d'un risque préalablement pointé, vous avez accès à un nouveau panorama ci-après illustré qui se superpose au précédent et qui vous donne le détail du cheminement du dossier et de la décision du comité concerné.

La partie supérieure de ce panorama nous informe sur la nature de la décision du comité, tandis que la partie inférieure nous indique notamment la date de fin d'un certificat déjà émis et la date ou le chercheur recevra un avis l'informant de l'échéance prochaine de son actuel certificat et des démarches à entreprendre pour en obtenir le renouvellement, lorsque la recherche doit se prolonger au-delà.

Sur l'un ou l'autre des panoramas 2, 3, 4 ou 5 précédents de gestion des ententes de financement, vous retrouvez la fonction recherche, illustrée par une lampe de poche dont l'icône se situe dans la partie supérieure droite. En activant cette fonction, vous avez accès à un nouveau panorama intitulé «Recherche d'une entente de financement» ci-après illustré.

Vous êtes déjà familier avec ce panorama auquel vous avez recours pour retracer et connaître les éléments d'une entente de financement particulière. Notez qu'à la partie supérieure droite de ce panorama, vous retrouvez le menu Risque qui vous permet d'effectuer une recherche des ententes de financement selon la nature du risque choisi.

Mieux encore, vous pouvez activer la fenêtre «État» et circonscrire par exemple votre recherche, uniquement aux ententes de financement dont le risque est dans l'état «envoi no 1», «envoi no 2», en «attente» ou encore dans l'état «approuvé».

La recherche peut également se faire selon l'«unité» voulue. Ouvrez cette fenêtre située dans la partie supérieure droite du panorama 7 et vous obtenez tel qu'illustré ci-après, la liste des facultés et départements ainsi que le numéro attribué à chacun. Il suffit de sélectionner le département ou la faculté que vous désirez.

Les ententes de financement répondant aux caractéristiques désignées vont apparaître dans la partie centrale du panorama 7 et, en regard de celle que vous pointez, vous obtenez, dans la partie inférieure de ce panorama, les informations concernant le risque, soit la date de début et la date de fin du certificat émis, l'état du risque, la date de l'avis de renouvellement ainsi que celle de la décision du comité.

Notez enfin que dans la partie inférieure droite du panorama 7, vous retrouvez un bouton «Détail du risque» que vous pouvez activer, ce qui vous ramène au panorama 6 précédemment illustré. De même la touche «Retour» vous ramène à celui de la Gestion des ententes de financement illustré précédemment.

Pour toute difficulté de pilotage, bien vouloir communiquer avec Mme Diane Demers du Vice-rectorat à la recherche. C'est avec empressement qu'elle répondra à votre appel.

Claude Dufour
Vice rectorat à la recherche