Gestion de la recherche Conformité déontologique

Instructions de pilotage sur SIRUL à l'intention des comités :

• éthique de la recherche
• protection des animaux
• gestion des risques biologiques
• radioprotection
• gestion des produits chimiques

Bien vouloir ouvrir le site Alérion, cliquer sur «Recherche universitaire», ensuite sur «Éthique de la recherche» et de là, dirigez-vous dans la section des Formulaires, pour cliquer enfin sur «Formulaire d'accès aux données en matière de déontologie (pour les comités)».

(Vous devriez ensuite reporter l'adresse Web de ce site dans vos signets, de manière à pouvoir y accéder directement dans le futur.)

Un premier panorama vous apparaît dans lequel vous indiquez le nom de votre comité, ainsi que votre numéro d'accès.

Panorama 1

Sélectionnez l'abréviation correspondant au nom de votre comité.

Inscrivez ensuite le numéro d'accès de votre comité. Pour obtenir ce numéro, communiquez avec le soussigné. Le président et le secrétaire du comité sont les seules personnes pouvant détenir un numéro leur donnant accès au «Formulaire du comité».

Cliquez ensuite sur le bouton «VALIDER»

(En cas de problème, le système vous suggère de communiquer avec l'une des personnes-ressources dont le nom apparaît sur la liste à laquelle vous avez accès en activant l'hyperlien indiqué.)

Une fois votre numéro validé, vous avez alors accès à un nouveau panorama intitulé : «Formulaire du comité». Dans la partie gauche de ce panorama, un tableau est intitulé : «Choix des listes», lequel indique deux sous-titres, soit «Subvention» et «État du dossier».

Dans la section «Subvention», vous pouvez commander 4 choix de listes de projets de recherche, soit :

«Non subventionnée» …pour connaître les projets de recherche nouvellement répertoriés dans SIRUL et qui sont de la catégorie dite «Non subventionnée». Il peut sagir de projets qui ne requièrent pas de subvention, ou qui sont financés par suite de contrats de recherche, ou encore des projets réalisés par des étudiants. Ces projets sont à analyser par votre comité puisque le chercheur responsable du projet nous a déjà déclaré que celui-ci comporte la caractéristique soumise au contrôle de votre comité;

(À noter que dans les premières phases d'implantation du nouveau système informatisé de gestion de la conformité éthique des projets de recherche, aucun projet de cette catégorie dite «Non subventionnée» n'en fait partie. Aucun projet ne devrait donc apparaître dans cette section.)

«Indéterminée» …pour connaître les projets nouvellement saisis dans le système SIRUL, et qui font l’objet d’une demande de subvention auprès d’un organisme subventionnaire. Cette liste vous est fournie à titre indicatif afin de pouvoir prendre connaissance à l’avance de ces projets, mais sans qu’il y ait lieu d’en faire l’analyse complète au sein de votre comité à ce moment-ci, car la subvention n’est pas encore confirmée et le projet peut donc ne pas se réaliser;

«Acceptée» …pour les projets nouvellement acceptés par l’organisme subventionnaire. Ces projets sont désormais à analyser par votre comité qui doit y apporter une attention immédiate. Lorsqu’un tel projet était préalablement inscrit dans la liste précédente, il est sensé disparaître de cette première liste provisoire au profit de celle-ci;

«Refusée» …pour les projets dont la demande de financement a été refusée par l’organisme subventionnaire. Ces projets ne sont donc plus à analyser par votre comité et sont également rayés de la liste préalable des projets indéterminés.

Dans la section «État du dossier», vous avez comme variantes, les projets «Non reçu» et «Reçu». Le transfert de l’une à l’autre se fait automatiquement dès l’instant où vous ouvrez le dossier, comme nous allons d’ailleurs le voir ci-après. Ceci indique que vous avez désormais pris le dossier en charge et que les communications requises vont s’effectuer entre le chercheur et votre comité, de manière à ce qu’il vous achemine sa demande de certificat de conformité ou de permis ainsi que toutes les informations utiles, de telle sorte que votre comité puisse finalement en disposer.

Une fois votre choix de liste effectué, cliquez sur «VOIR LISTE» et apparaît alors la liste des dossiers à explorer.

Par la suite, pour obtenir l’information inscrite dans SIRUL sur un projet de recherche donné, il suffit de cliquer sur le numéro du projet apparaissant à la droite du nom du chercheur.

Un nouveau tableau intitulé «FORMULAIRE Gestion des certificats» apparaît alors dans la section droite de l’écran; celui-ci vous donne les informations générales sur le projet, tel que le titre de la recherche, son numéro de projet au Service des finances, l’organisme gestionnaire, etc.

Panorama 3

Notez que lorsque vous désirez obtenir de plus amples informations sur le projet de recherche à l'étude, cliquez sur «Description détaillée du projet» et vous avez ainsi accès à un panorama complémentaire suivant :

Panorama 4

Ce nouveau panorama vous donne donc la «Liste des chercheurs participants», la «Liste des organismes subventionnaires» et finalement, la «Liste des comités compétents».

Cette dernière liste n’est pas négligeable puisqu’elle vous permet de savoir quels autres risques sont déclarés en regard de ce même projet de recherche, ce qui vous donne l’opportunité, entre autres choses, de pouvoir éventuellement vous concerter avec cet autre comité.

Revenons au Panorama 3 et remarquez que vous pouvez également cliquer sur «Information sur le projet» et ceci vous donne accès au Panorama suivant, qui est la fiche SIRUL relative à ce projet de recherche. Cette fiche contient une foule d'autres informations utiles relativement à ce projet

Panorama 5

Revenons à nouveau au Panorama 3 et remarquons la section prévue à droite, au bas de celui-ci, laquelle permet au comité d’enregistrer sa décision, après analyse de la demande du chercheur. Par défaut, notez que la décision est au départ indiquée comme «Accepté», mais vous pointez celle qui vous convient effectivement :

«Accepté»

lorsque le comité a analysé le dossier du chercheur et accepte que la recherche soit entreprise;

«Accepté par comité externe accrédité»

lorsque le dossier du chercheur a été analysé par un comité analogue externe accrédité et répondant aux mêmes exigences. Un protocole à cet effet devrait normalement exister entre ce comité externe et celui de l'Université Laval (cette option vous sera offerte prochainement, le programme est en cours);

«Refusé»

lorsque le comité a analysé le dossier et refuse que la recherche se réalise dans les conditions présentes;

«Attestation non requise»

lorsque le comité juge qu'un certificat ou permis n'est pas requis pour ce type de recherche.

(Le comité qui désire différer sa décision relativement à un projet qui ne doit se réaliser qu'à une date postérieure, peut enregistrer ce type de décision, auquel cas le Comité aura soin d'indiquer une date de fin qui permettra le rappel du dossier en temps opportun, tel que décrit ci-après.)

Le comité indique ensuite la date de fin du certificat de conformité ou permis qu’il délivre. Un permis peut être émis pour la durée du projet ou pour une durée plus restreinte, notamment lorsque le comité désire avoir la latitude de réévaluer le dossier en cours de route. Lorsque aucune date de fin n’est indiquée par le comité, le système présume que l’autorisation est valide pour toute la durée du projet.

Notez enfin qu’un espace appelé «Description complémentaire» est laissé à la disposition du comité, afin d’y colliger quelques notes au besoin.

La date de fin inscrite est conservée en mémoire par le système et celle-ci sera ensuite automatiquement rappelée au chercheur, par courrier électronique, 60 jours avant son échéance.

À ce même moment, le comité en est également informé, en recevant une copie conforme de l'avis transmis au chercheur.

En outre, le dossier se réinscrit sur la liste des dossiers dont le financement est «Accepté», mais afin que vous puissiez distinguer ce dossier en renouvellement des nouveaux dossiers également inscrits sur cette liste, la lettre «R» est indiquée à la suite du numéro du dossier en renouvellement.

Si le chercheur donne suite à l'avis reçu et présente effectivement une demande de renouvellement de son certificat, le comité analyse la demande et, s'il y a lieu, inscrit dans le système la nouvelle date d’échéance consentie, en remplacement de celle initialement inscrite dans cette section. Note importante : lorsque vous procédez au renouvellement d'une autorisation, la date de début qui avait été initialement inscrite ne doit toutefois pas être modifiée.

La décision du comité est activée par la touche «Transmettre». Dès cet instant, le système vous indique que votre décision est sauvegardée avec succès. Celle-ci est également automatiquement acheminée par courrier électronique au chercheur concerné. De plus, une décision «Accepté» est également signifiée au Service des finances qui mettra alors le budget afférent à la disposition du chercheur (lorsque l’accès à ce budget est conditionnel à l’acceptation du comité).

Voici un exemple du message que reçoit le chercheur :

Revenons encore une fois au Panorama 3 et remarquons à l'extrême gauche, en haut de ce panorama, la mention «Outils».

 
Cliquez sur ce mot pour accéder à un nouveau panorama ci-après illustré.

Ce nouveau panorama donne accès à quatre nouveaux outils de gestion, soit :

Vous obtenez la liste des dossiers sur lesquels vous avez antérieurement rendu des décisions, selon la nature de la décision prise. Cette liste est présentée par ordre alphabétique et fournit les principales informations relatives à chacun des dossiers.

2. Rappeler un projet ...

Vous faites le rappel d'un dossier, par exemple, lorsque vous désirez modifier la nature de la décision initialement enregistrée relativement à ce dossier. Pour ce faire, il suffit d'inscrire le numéro SIRUL du dossier recherché. (Vous pouvez retracer le numéro d'un dossier dans les listes précédentes.)

3. Épurer la liste ...

Vous procédez à la destruction de la liste des dossiers qui avaient été enregistrés mais dont la demande de subvention a ensuite été refusée. Le comité effectue cette destruction périodiquement lorsqu'il le juge opportun. Avant de détruire une liste, assurez-vous cependant d'inscrire, dans les dossiers physiques concernés, les mentions appropriées.

4. Statistique ...

Vous obtenez des statistiques sur le nombre de projets que votre comité a approuvé, sur le nombre de projet demeurés en attente ou encore sur ceux en demande de renouvellement. Vous obtenez également des indications sur la somme des subventions accordées en regard de ces projets.

Pour toute difficulté de pilotage dans ce système, communiquer avec l’une ou l’autre des personnes-ressources suivantes au Vice-rectorat à la recherche : Diane Demers, Luc Simon, Marc Boivin ou le soussigné. C’est avec empressement que nous répondrons à votre appel.

Claude Dufour
Vice-rectorat à la recherche

Première diffusion :	Février 1999
Dernière mise à jour :	Décembre 1999